Perbedaan Antara Software Akuntansi Bisnis Kecil Gratis dan Berbayar – Software akuntansi bisnis kecil gratis selalu terdengar seperti tawaran yang bagus, tetapi banyak perusahaan yang berkembang mungkin lebih baik dengan versi berbayar. Berikut adalah cara menentukan mana yang sesuai untuk Anda.
Sektor jasa dengan banyak persaingan sering kali melahirkan banyak penawaran yang semakin murah untuk menarik pelanggan baru.
Di industri software akuntansi, tren terbaru adalah menawarkan software secara gratis sambil berusaha memanfaatkannya di masa mendatang.
Terkadang penawaran seperti ini mungkin masuk akal bagi bisnis tertentu, tetapi perusahaan yang mengalami pertumbuhan cepat perlu berhati-hati.
Dengan berbagai software freemium, bisnis kecil, dan perusahaan yang tersedia, bisa sulit bagi bisnis kecil hingga menengah (SMB) untuk menentukan solusi mana yang tepat bagi mereka.
Anda mungkin memiliki uang untuk membeli software mahal seperti Cougar Mountain Denali Summit (275,00 Dolar Per Bulan untuk Pengguna Pertama; 65 Dolar Per Bulan untuk Setiap Pengguna Tambahan di Cougar Mountain Software) dan Microsoft Dynamics GP (5.000,00 Dolar Per Lisensi Tiga Pengguna di Microsoft Dynamics), tetapi apakah Anda benar-benar memerlukan semua fungsionalitas kustomisasi dan skala tersebut? Sebaliknya, Anda mungkin bisa menggunakan alat-alat gratis dari perusahaan seperti Wave, tetapi apakah alat tersebut cukup pintar untuk menangani tugas-tugas yang lebih kompleks?
Untuk mengetahui apa yang seharusnya dicari oleh SMB saat memilih software akuntansi berbayar, saya berbicara dengan Scott Davisson, salah satu pendiri Acclivity, penyedia perangkat akuntansi bisnis kecil berbasis desktop yang disebut AccountEdge. Saya bertanya kepadanya tentang harga, fleksibilitas, keamanan, dan layanan pelanggan.
Apa itu Software Akuntansi untuk Bisnis?
Software akuntansi adalah software yang melakukan berbagai tugas akuntansi dan pencatatan buku. Ini menyimpan data keuangan bisnis, dan sering digunakan untuk melakukan transaksi bisnis.
Sebagian besar software akuntansi modern selalu terhubung ke internet. Ini berarti Anda dapat terhubung dari perangkat apa pun yang dapat terhubung ke internet, seperti laptop atau smartphone.
Ruang online tempat Anda dapat mengakses data disebut cloud. Software akuntansi online secara otomatis menerima dan memperbarui data karena selalu terhubung ke internet.
Berbagai jenis perangkat lunak akuntansi melakukan hal-hal yang berbeda. Sebagian besar dari mereka secara otomatis memasukkan, menyimpan, dan menganalisis data untuk Anda. Ini sangat berguna untuk menghemat waktu pada tugas-tugas seperti rekonsiliasi bank.
Software akuntansi juga menawarkan alat berguna seperti pembuatan faktur, pembayaran tagihan, penggajian, dan pelaporan keuangan.
Apakah Software Akuntansi Berbayar Anda Melakukan Lebih Baik dari Software Akuntansi Gratis?
Davisson mengatakan bahwa sebagian besar software akuntansi gratis dapat mengelola akun, melacak pengeluaran, membuat faktur, dan mencatat penjualan.
Ini adalah tugas-tugas minimum yang seharusnya dapat diatasi oleh alat apa pun, terlepas dari seberapa besar Anda bersedia membayar.
“Itulah yang intinya,” kata Davisson. “Jika yang Anda butuhkan hanyalah itu, maka kemungkinan Anda baik-baik saja dengan model software gratis.
Ketika kebutuhan semakin kompleks… itulah saat Anda mungkin mulai mengevaluasi kebutuhan Anda terhadap apa yang tersedia di pasar dan berapa harganya.”
Kemungkinan munculnya kebutuhan tambahan yang tidak dapat diatasi oleh software akuntansi gratis Anda.
Jika Anda memerlukan software yang dapat menghandle hal-hal seperti penagihan waktu, pelacakan inventaris, dan penggajian, Anda mungkin perlu berinvestasi dalam software akuntansi berbayar.
Selain itu, meskipun sebagian besar alat gratis dapat menghandle data penjualan, jika bisnis Anda memiliki beberapa departemen, Anda mungkin ingin mempertimbangkan menggunakan alat yang lebih kompleks karena sebagian besar software gratis tidak akan memungkinkan Anda memasukkan data penjualan berdasarkan departemen (sebaliknya, Anda perlu memasukkan data sebagai satu unit utuh).
Seberapa Fleksibel Software Akuntansi Anda?
Salah satu alasan utama bisnis memilih software akuntansi berbayar tingkat perusahaan daripada aplikasi berbiaya rendah atau gratis adalah bahwa alat tingkat perusahaan sering kali menyediakan kustomisasi tanpa batas yang dapat membentuk dan melapisi software sesuai dengan kebutuhan masing-masing klien.
Alat-alat bisnis kecil, seperti yang disediakan oleh Acclivity, tidak akan menawarkan tingkat kompleksitas tersebut.
Namun, ini tidak berarti Anda harus terpaku pada apa yang ada pada awalnya. Pertimbangkan integrasi pihak ketiga apa yang ditawarkan oleh software SMB Anda.
Apakah itu terintegrasi dengan alat manajemen hubungan pelanggan (CRM)? Apakah itu mengambil data dari perangkat lunas e-commerce Anda? Jika software akuntansi bisnis kecil dapat memberikan berbagai integrasi dan tambahan, maka Anda mungkin tidak perlu mengeluarkan banyak uang untuk platform tingkat perusahaan.
“Software harus cukup fleksibel untuk memenuhi kebutuhan Anda,” kata Davisson. “Tetapi itu adalah tujuan yang sulit. software tidak ditujukan untuk satu jenis industri tertentu.
Apakah Software Akuntansi Anda Aman?
Salah satu poin utama perbedaan yang akan Anda temui antara software akuntansi kelas perusahaan, SMB, dan gratis adalah tingkat keamanan yang dijanjikan oleh vendor Anda.
Jika Anda tidak membayar sepeser pun untuk software Anda, apakah Anda benar-benar mengharapkan tingkat keamanan sehebat RAMA Akunting?
Inilah salah satu alasan mengapa Davisson mengatakan klien-kliennya lebih memilih software on-premises daripada alat berbasis cloud. “Banyak orang tertarik ke cloud tanpa kehendak mereka sendiri,” katanya. “
Tetapi mereka tidak percaya keuangan mereka di cloud. Ini tentang keamanan dan kontrol.”
AccountEdge adalah alat berbasis desktop yang dapat diperluas ke cloud dengan aplikasi pendamping.
Namun, Acclivity tidak menawarkan versi alat yang hanya berbasis cloud. “Salah satu alasan mengapa kami melihat banyak aktivitas dan minat adalah karena, setelah kami melisensikan perangkat lunak desktop, Anda dapat menempatkannya di jaringan Anda sendiri, di belakang firewall, itu milik Anda,” kata Davisson. “Dalam hal keamanan, itu memberi Anda kontrol penuh.”
Ini tidak berarti bahwa alat berbasis cloud pada dasarnya kurang aman daripada aplikasi desktop.
Sebagai contoh, Intuit QuickBooks Online Plus menyimpan data di server yang dilindungi firewall di mana data dienkripsi.
Ketika data Anda meninggalkan browser web, itu dikirimkan melalui teknologi enkripsi Secure Sockets Layer (SSL).
Intuit juga memungkinkan administrator membatasi siapa yang dapat mengakses jenis data tertentu di dalam alat jika mereka memutuskan untuk membuat informasi tertentu hanya tersedia untuk karyawan tingkat eksekutif.
Apakah Software Akuntansi Anda Tersedia Customer Service?
Ini seharusnya menjadi hal yang mudah dipahami. Semakin kompetitif pasar menjadi, semakin penting layanan pelanggan.
Bisakah Anda menghubungi vendor software akuntansi Anda ketika ada sesuatu yang tidak berfungsi dengan baik?
Bisakah Anda menghubungi mereka melalui media pilihan Anda atau apakah mereka memaksa Anda memilih platform komunikasi tertentu?
Apakah perwakilan layanan berbicara dalam bahasa Anda atau apakah vendor tersebut mengoutsourcing tim pusat bantuannya?
Ini adalah pertanyaan-pertanyaan yang sangat penting yang sebaiknya Anda tanyakan kepada setiap vendor yang Anda pertimbangkan.
Sangat mungkin bahwa software akuntansi tingkat perusahaan akan menawarkan dukungan 24/7, terutama jika Anda bersedia membayar puluhan juta rupiah setiap tahun atau lebih.
Namun, jika Anda mencoba memilih di antara daftar alat gratis dan berbayar untuk SMB, Anda akan ingin menyelidiki secara cermat opsi layanan yang tersedia.
FAQ
Mana yang lebih baik, software akuntansi gratis atau berbayar?
Tergantung pada kebutuhan dan anggaran bisnis Anda. Jika bisnis Anda masih kecil dan memiliki anggaran terbatas, software akuntansi gratis mungkin sudah cukup untuk memenuhi kebutuhan Anda. Namun, jika bisnis Anda mulai berkembang dan membutuhkan fitur lanjutan, software akuntansi berbayar mungkin merupakan pilihan yang lebih baik.
Apa saja software akuntansi gratis dan berbayar yang populer?
- Software akuntansi gratis:
- GnuCash
- Quicken Home & Business
- Wave Accounting
- Software akuntansi berbayar:
- QuickBooks Online
- Xero
- Sage 50cloud
- RAMA Akunting
Apakah software akuntansi gratis cukup untuk bisnis kecil?
Tergantung pada kebutuhan bisnis Anda. Jika bisnis Anda masih kecil dan memiliki kebutuhan dasar, software akuntansi gratis mungkin sudah cukup. Namun, jika bisnis Anda mulai berkembang dan membutuhkan fitur lanjutan, Anda mungkin perlu mempertimbangkan software akuntansi berbayar.
Memilih Antara Software Akuntansi Gratis atau Berbayar
Dalam menentukan pilihan antara software akuntansi bisnis kecil yang gratis dan berbayar, penting untuk mempertimbangkan kebutuhan bisnis Anda, tingkat fleksibilitas, tingkat keamanan, dan kualitas layanan pelanggan yang ditawarkan oleh setiap opsi.
Meskipun software gratis mungkin cocok untuk beberapa bisnis dengan kebutuhan dasar, perusahaan yang mengalami pertumbuhan cepat dan memerlukan fungsionalitas yang lebih kompleks mungkin lebih diuntungkan dengan versi berbayar.
Dengan memahami kelebihan dan kekurangan masing-masing, Anda dapat membuat keputusan yang tepat sesuai dengan tujuan dan perkembangan bisnis Anda
Baca Juga Tips Pilih Software Akuntansi