8 Kesalahan Akuntansi yang Membuat Bisnis Kecil Kehilangan Perkembangannya – Saat berbicara tentang pertumbuhan bisnis Anda, sedikit keputusan yang seberat pelacakan keuangan perusahaan Anda. Pada awalnya, banyak pemilik bisnis kecil mencoba mengelola buku mereka secara independen daripada menggunakan akuntan atau pembukuan internal.
Bagi banyak pemilik bisnis, melakukannya sendiri dapat menyebabkan kesalahan yang mudah dihindari. Berikut adalah beberapa contoh kesalahan akuntansi terbesar yang bisa menghambat bisnis kecil, beserta beberapa tips untuk menghindarinya.
Kesalahan Akuntansi Bisnis Kecil yang sering Terjadi
Apa yang seringkali terlihat sebagai kesalahan akuntansi kecil yang sepele bisa memiliki konsekuensi besar terhadap keuangan bisnis Anda. Berikut beberapa contoh kesalahan akuntansi umum.
1. Terlalu Melaporkan Arus Kas
Arus kas yang cukup adalah aspek penting dalam menjalankan bisnis yang sukses. Sayangnya, banyak bisnis terlalu memperkirakan berapa banyak uang yang mereka miliki saat ini.
Terlalu melaporkan arus kas Anda bisa membuat sulit mengelola arus kas, membayar karyawan dan vendor, serta mendanai pembelian bisnis yang penting.
2. Melacak Pendapatan dengan Tidak Benar
Jika Anda tidak melacak pendapatan bisnis Anda dengan akurat, Anda bisa mengakhiri dengan melaporkan pendapatan Anda terlalu tinggi atau terlalu rendah.
Hal ini bisa memiliki konsekuensi pajak di masa mendatang.
3. Melacak Pengeluaran dengan Tidak Tepat
Kesalahan umum lain yang sering dibuat oleh bisnis adalah gagal melacak sebagian pengeluaran mereka. Ini akan meningkatkan penghasilan yang Anda harus bayarkan pajak, dan membuat Anda membayar lebih banyak pajak pada akhir tahun.
4. Lupa Membayar Tagihan
Ketika vendor mengirimkan tagihan untuk layanan yang telah diberikan, mereka kemungkinan memiliki tanggal jatuh tempo dalam 30 hingga 60 hari. Jika Anda tidak menjalankan akuntansi dengan baik, mudah bagi Anda untuk mengabaikan tanggal jatuh tempo ini dan membayar tagihan Anda terlambat. Ini dapat mengakibatkan biaya keterlambatan dan merusak hubungan Anda dengan vendor Anda.
5. Tidak Dapat Melihat tanda-tanda Penipuan
Beberapa pemilik bisnis ingin menangani semua akuntansi mereka sendiri, sementara yang lain membuat kesalahan dengan mengoutsourcing segalanya. Anda seharusnya tidak pernah membuat diri Anda dalam posisi di mana Anda tidak tahu apa yang terjadi dengan keuangan bisnis Anda.
Kegagalan dalam melacak keuangan Anda bisa membuat Anda melewatkan tanda-tanda penipuan.
7 Kesalahan Akuntansi yang perlu Diwaspadai
Berikut adalah beberapa kesalahan akuntansi umum yang sering dibuat oleh pemilik bisnis, serta beberapa tips tentang bagaimana menghindarinya.
1. Tidak Mempekerjakan Orang yang Memiliki Pengalaman di Keuangan
Bahkan akuntan dan juru tulis berpengalaman pun bisa membuat kesalahan, namun mereka adalah profesional keuangan, dan Anda mungkin tidak.
Bahkan jika Anda adalah seorang profesional keuangan, apakah benar-benar sepadan dengan investasi waktu ekstra untuk mengelola buku bisnis Anda sendiri? Mempekerjakan seorang profesional akan meminimalkan potensi kesalahan di area seperti pelacakan pengeluaran, pembayaran kepada vendor secara tepat waktu, seimbangnya rekening bank, dan menjalankan penggajian.
Apakah Anda yakin Anda mengelola pemotongan pajak karyawan dengan benar? Apakah Anda melacak semua transaksi keuangan Anda, tanpa memandang besarnya? Hanya beberapa kesalahan di area ini bisa membuat Anda kehilangan lebih dari yang Anda hemat dengan tidak mempekerjakan seorang profesional. Anda akan lebih baik dilayani dengan mempertimbangkan untuk mempekerjakan seorang juru tulis buku berlisensi oleh Asosiasi Nasional Juru Tulis Buku Bersertifikasi.
Mereka biasanya mencatat transaksi keuangan bisnis Anda, biasanya dengan menggunakan perangkat lunak akuntansi terbaik. Akuntan publik bersertifikasi membantu dalam perencanaan pajak dan membantu Anda mengenali tren – dan menghindari kesalahan – saat Anda mengelola buku Anda. Untuk memverifikasi bahwa calon pekerja adalah seorang CPA, periksa lisensinya di basis data AICPA.
Jika Anda tidak mampu mempekerjakan seorang profesional keuangan penuh waktu, dalam perusahaan, opsi lainnya adalah mempekerjakan seorang juru tulis buku atau akuntan lepas yang bekerja secara remote.
Jalur ini relatif mudah, berkat beragam situs yang menghubungkan pengusaha dengan pekerja lepas profesional. Sebagai contoh, bisnis yang memanfaatkan jaringan asisten virtual FINSYNC memiliki akses ke profesional keuangan berpengalaman.
2. Tidak Melacak Biaya Bisnis secara Akurat
Jika Anda tidak mencatat akuntansi dan pencatatan keuangan dengan benar, bisnis Anda mungkin kehilangan uang dan terlambat membayar tagihan penting, yang dapat menyebabkan masalah besar saat musim pajak dan lebih banyak masalah yang dapat menghambat pertumbuhan bisnis Anda.
Ini bukan hanya kesalahan yang terjadi saat Anda memasukkan data transaksi ke dalam spreadsheet atau tidak mencatat bahwa Anda telah membayar tagihan. Pada akhirnya, pencatatan keuangan yang tidak akurat akan menghabiskan uang bisnis Anda dan membuat Anda sulit untuk merencanakan untuk bulan berikutnya atau bahkan lebih lama.
Penting bahwa sistem akuntansi Anda – apakah itu hanya Anda dan sebuah spreadsheet atau seorang juru tulis buku – mencatat setiap transaksi sehingga Anda dapat menilai kesehatan keuangan bisnis Anda secara akurat.
Meskipun bermanfaat untuk memiliki seorang profesional keuangan yang mengelola buku Anda, ada kesempatan lain yang dapat membantu Anda atau juru tulis buku Anda melakukan pekerjaan dengan lebih baik: sistem akuntansi terintegrasi.
Perangkat lunak akuntansi melacak semua transaksi keuangan Anda. Setiap kali Anda membayar tagihan, melakukan deposit atau penarikan uang, atau mengirimkan faktur, perangkat lunak akuntansi Anda akan secara otomatis mencatatnya.
3. Mencampur Keuangan Pribadi dengan Rekening Bisnis
Salah satu kesalahan akuntansi yang membuat bisnis kecil kehilangan perkembangannya yakni Pemilik usaha kecil seringkali bingung antara keuangan pribadi dan bisnis. Hal ini bisa dimengerti, terutama ketika bisnis baru mulai berjalan.
Anda pergi ke Costco atau Walmart untuk membeli beberapa perlengkapan kantor, dan karena Anda sudah berada di sana, Anda membeli beberapa barang untuk keperluan rumah Anda.
Namun, masalah ini tidak hanya sebatas menggabungkan barang-barang bisnis dan pribadi dalam satu kwitansi.
Lebih dari seperempat pemilik usaha kecil tidak memiliki rekening bank terpisah untuk bisnis mereka, menurut survei oleh Clutch. Ini bukan tindakan yang baik.
Menggunakan satu rekening dapat membuat lebih sulit untuk memisahkan transaksi pribadi dan bisnis Anda, yang bisa menyebabkan masalah yang signifikan saat waktunya pembayaran pajak tiba. Dengan pencatatan keuangan yang tidak rapi, Anda bahkan mungkin melewatkan pengeluaran yang bisa Anda daftarkan sebagai potongan bisnis.
Garis yang kabur antara rekening bisnis dan pribadi juga bisa menjadi masalah ketika Anda mengajukan pinjaman atau kredit, karena pemberi pinjaman menginginkan gambaran yang lengkap dan akurat tentang keuangan bisnis Anda saat mempertimbangkan aplikasi pinjaman Anda.
Jika Anda telah menggunakan rekening bank bisnis dan pribadi secara bergantian, hentikan kebiasaan itu. Buka rekening bank bisnis terpisah. Anda kemungkinan akan mendapatkan insentif tertentu dari bank tempat Anda memiliki rekening pribadi.
Jika Anda sedang berbelanja dan membutuhkan solusi cepat, selalu pisahkan pembelian bisnis dan pribadi sehingga Anda dapat menyimpan kwitansi bisnis secara terpisah.
4. Manajemen Keuangan yang Tidak Efisien
Manajemen keuangan sangat penting untuk menjalankan bisnis. Billing atau invoicing customer yang efektif sangat penting untuk memastikan bahwa pendapatan Anda masuk dengan cepat sehingga Anda dapat menggunakannya untuk biaya, gaji, dan kebutuhan lainnya.
Bisnis yang tidak memiliki kontrol yang baik terhadap bagian akuntansi operasinya kadang-kadang dapat kehilangan banyak uang. Invoicing menjadi lebih lama, dan pelanggan harus menunggu lebih lama untuk membayar, membuat bisnis Anda lebih sulit untuk membayar utang.
Salah satu konsekuensi dari pengelolaan pembayaran yang tidak efektif adalah keterlambatan pembayaran pembayaran. Menurut Visual Capitalist, masalah cash flow menyebabkan sebagian besar 82% perusahaan di Amerika Serikat gagal beroperasi, dan 29% lainnya gagal beroperasi karena mereka benar-benar kekurangan dana.
Untuk meningkatkan manajemen pembayaran Anda, mulailah dengan invoicing pelanggan setelah menyelesaikan transaksi.
Invoices yang belum dibayar lebih baik dikirim melalui email daripada melalui snail mail. Selain itu, ada software akuntansi yang dapat Anda gunakan untuk mengirimkan invoices secara otomatis kepada klien Anda.
5. Tidak Merencanakan Pajak dengan Baik
Program pajak “do-it-yourself” mungkin cocok untuk menyiapkan pengembalian pajak sederhana, sehingga bisa menjadi solusi menarik bagi bisnis kecil yang ingin menghemat uang daripada menggunakan jasa akuntan atau spesialis pajak lainnya.
Jika Anda menangani pengajuan pajak bisnis Anda dengan pendekatan do-it-yourself, Anda mungkin akan terjebak jika tidak mengambil langkah-langkah untuk mendokumentasikan keuangan perusahaan Anda dengan benar sepanjang tahun.
Tidak ada yang menikmati menumpuk-rengkuk selama setahun penuh untuk menyusun kembali semua tanda terima dan dokumen di bulan April karena tidak terorganisir selama 11 bulan lainnya. Hal ini berlaku ganda untuk bisnis, yang harus menjalani proses yang lebih rumit untuk mematuhi hukum pajak yang semakin kompleks dari Pemerintah.
Dalam survei Clutch, meskipun lebih dari 93% bisnis kecil mengatakan bahwa mereka sangat atau agak yakin dalam kemampuan mereka untuk mengajukan pajak secara akurat, hampir sepertiga juga mengatakan bahwa mereka merasa membayar terlalu banyak saat saat pembayaran pajak.
Semua orang kadang-kadang menjadi lalai dalam mengelola tanda terima dan catatan. Pendekatan terbaik adalah untuk meminimalkan kesalahan dan kelalaian dengan memastikan bahwa bisnis Anda menggunakan sistem akuntansi yang secara mulus melacak pengeluaran perusahaan, gaji, dan komponen dasar lainnya dari laporan laba rugi bisnis Anda.
6. Salah Mengklasifikasikan Karyawan dengan Benar
Bisnis kecil bergantung pada karyawan, pekerja lepas, kontraktor independen, dan pekerja ekonomi gig untuk menyelesaikan pekerjaan. Cara mereka mengklasifikasikan individu-individu ini bisa mengakibatkan tuntutan hukum dan denda pajak jika salah.
Jika seorang pemilik bisnis kecil salah mengklasifikasikan seorang karyawan, itu berarti pemerintah federal dan negara bagian kehilangan pajak gaji, dan denda atas kesalahan tersebut bisa signifikan.
Pemilik bisnis dapat diwajibkan untuk menutupi pajak gaji, Jaminan Sosial, pengangguran, dan pajak Medicare untuk karyawan yang salah diklasifikasikan. Bisnis juga dapat dikenai denda dan menghadapi tuntutan hukum jika karyawan tidak dibayarkan dan tidak diberikan manfaat di bawah Undang-Undang Standar Buruh yang Adil.
Untuk menghindari kesalahan dalam mengklasifikasikan karyawan, Anda harus menentukan apakah mereka adalah karyawan atau kontraktor berdasarkan pekerjaan yang mereka lakukan, bagaimana mereka dibayar, dan hubungan mereka dengan perusahaan Anda.
Jika karyawan bekerja delapan jam sehari, lima hari seminggu, dibayar gaji, dan menerima manfaat kesehatan, mereka adalah karyawan penuh waktu. Jika seseorang bekerja dan dibayar per proyek dan tidak menerima manfaat apa pun, mereka seharusnya mungkin diklasifikasikan sebagai kontraktor.
Setelah Anda membuat penentuan itu, pastikan pekerja mengisi dokumen yang benar berdasarkan klasifikasinya.
Kontraktor mengisi formulir W-9 sementara karyawan penuh waktu mengisi formulir W-4.
Jika Anda membuat kesalahan tetapi dapat membuktikan kepada IRS bahwa Anda memiliki “dasar klaim yang wajar,” Anda dapat memperoleh keringanan. Anda perlu membuktikan salah satu dari hal berikut untuk memenuhi syarat:
1. Anda dengan wajar mengandalkan kasus pengadilan terkait pajak atau putusan oleh IRS untuk membuat penentuan klasifikasi Anda.
2. Bisnis Anda diperiksa oleh IRS ketika karyawan yang dipertanyakan diperlakukan serupa dengan kontraktor independen, dan IRS tidak mengklasifikasikan ulang pekerja.
3. Anda memperlakukan pekerja Anda sebagai kontraktor independen karena sisa industri juga melakukannya, dan Anda dapat membuktikannya.
4. Anda mengandalkan saran seorang pengacara atau akuntan yang tahu tentang bisnis Anda.
7. Beralih ke Tanpa Kertas tanpa Cadangan
Hal terakhir yang diinginkan pemilik bisnis kecil adalah menjalani pemeriksaan pajak. Tetapi jika memang harus menjalani pemeriksaan, semakin banyak dokumen yang Anda miliki, semakin baik.
Di era digital ini di mana segalanya ada di awan atau dalam aplikasi, adalah wajar jika orang tidak menyimpan dokumen mereka selama beberapa minggu, apalagi tujuh tahun, tetapi IRS akan menginginkannya selama pemeriksaan.
Aturan praktis yang baik adalah menyimpan dokumen berikut setidaknya selama tujuh tahun:
– Pengembalian pajak bisnis
– Catatan pajak gaji
– Informasi karyawan saat ini
– Catatan kepemilikan bisnis
– Catatan akuntan
– Catatan dari operasi bisnis
8. Tidak Menggunakan Software Akuntansi
Banyak bisnis kecil kehilangan pertumbuhan dan kesempatan karena tidak menggunakan software akuntansi.
Tanpa software akuntansi, banyak tugas akuntansi harus dilakukan secara manual. Ini memakan banyak waktu dan tenaga, yang seharusnya dialokasikan untuk kegiatan lain yang lebih produktif.
Software Akuntansi dapat mengurangi kesalahan dalam pencatatan terutama gaji dan alokasi biaya kebutuhan bisnis.
Bisnis kecil mungkin melewatkan peluang pertumbuhan dan pembiayaan karena kurangnya pemahaman yang baik tentang keuangan mereka. Investor dan pemberi pinjaman cenderung ingin melihat data keuangan yang akurat sebelum mereka berinvestasi.
Menggunakan software akuntansi dapat membantu bisnis kecil mengatasi masalah-masalah ini, menghemat waktu, mengurangi kesalahan, dan memberikan pemahaman yang lebih baik tentang keuangan mereka. Itulah mengapa software akuntansi sering menjadi investasi yang sangat berharga bagi bisnis kecil.
Lebih Bijak lagi Dalam Berbisnis terutama Bisnis Kecil
Diatas sudah kami jelaskan kesalahan akuntansi yang membuat bisnis kecil kehilangan perkembangannya .
pemilik bisnis kecil perlu memperhatikan beberapa kesalahan umum dalam akuntansi dan keuangan. Kesalahan-kesalahan ini bisa merugikan bisnis dalam hal keuangan, hukum pajak, dan hubungan dengan karyawan serta kontraktor.
Penting untuk mempertimbangkan untuk menggunakan layanan profesional seperti akuntan atau perangkat lunak akuntansi yang dapat membantu menghindari kesalahan tersebut.
Selain itu, menjaga dokumen dan catatan penting adalah langkah bijak, terutama jika bisnis menghadapi pemeriksaan pajak atau keuangan.